Beleid inzake persoonsgegevens

Schulz Benelux bvba houdt zich bezig met advisering en verkoop richting een groot aantal particuliere bedrijven en overheidsbedrijven binnen met name de bibliotheeksector. Wij leveren totaaloplossingen alsmede specifiek meubilair en aanvullende accessoires aan veelal dezelfde klanten.
Schulz Benelux bvba is ertoe verplicht om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid te beschermen van de gegevens van onze klanten, leveranciers, partners en medewerkers, met inbegrip van persoonsgegevens. De bescherming van persoonsgegevens is voor ons erg belangrijk en wij zetten ons voortdurend in om de naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming te waarborgen, met inbegrip van de verordening inzake gegevensbescherming.

Met het oog op ons B2B-klantenbestand werken wij vooral met bedrijfsgegevens en streven wij ernaar om het gebruik en de registratie van persoonsgegevens tot een absoluut minimum te beperken.

1. ALGEMEEN

1.1
In dit beleid inzake de verwerking van persoonsgegevens (hierna te noemen het beleid inzake persoonsgegevens) wordt beschreven op welke manier Schulz Benelux bvba (hierna aangeduid als SBNL ons, onze, wij) gegevens over u verzamelt en verwerkt.

1.2
Het beleid inzake persoonsgegevens is van toepassing op persoonsgegevens die u aan ons verstrekt of die wij verzamelen via onze website, www.sbnl.be, www.biblioprint.be, www.nleurobib.nl, www.eurobib.be (hierna te noemen de website). Aangezien SBNL uitsluitend zaken doet met bedrijven (B2B) worden uw persoonsgegevens, met inbegrip van uw webshopprofiel, gekoppeld aan het account van het bedrijf bij ons. Let op: het is mogelijk dat u collega‘s hebt die ook een persoonlijk profiel hebben dat gekoppeld is aan hetzelfde bedrijfsaccount.

1.3
Schulz Benelux bvba is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens. Contact opnemen met Schulz Benelux bvba kan altijd via de contactgegevens onder punt ”7”.

2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ?

2.1
Als u de website bezoekt, verzamelen wij automatisch, onder andere met behulp van cookies (zie het aparte Cookies-beleid), gegevens over u en uw gebruik van de website, bijvoorbeeld over het type browser dat u gebruikt, welke zoektermen u gebruikt op de website, uw IP-adres en informatie over uw computer.

2.1.1
Het doeleinde hierbij is het optimaliseren van de gebruikerservaring en de werking van de website. Deze verwerking van gegevens is noodzakelijk met het oog op het belang dat wij hebben bij het verbeteren van de website.

2.1.2
De wettelijke grondslag voor de verwerking betreft art. 6, lid 1, sub f van de algemene verordening gegevensbescherming van de EU.

2.2
Als u een product koopt of met ons communiceert op de website, per e-mail, per telefoon of op een vergelijkbare wijze, verzamelen wij de door uzelf verstrekte gegevens, zoals bijvoorbeeld naam, e-mailadres, telefoonnummer, betalingsgegevens, gegevens inzake de producten die u koopt en eventueel hebt geretourneerd, leveringswensen alsmede - bij een order die wordt verstrekt via de website - gegevens over het IP-adres van waaruit de bestelling heeft plaatsgevonden.

2.2.1
Het doeleinde is dat wij de door u bestelde producten kunnen leveren en verder onze overeenkomst met u kunnen nakomen, met inbegrip van de mogelijkheid om uw rechten tot retournering en reclamatie te kunnen administreren. Gegevens met betrekking tot uw aankopen kunnen wij ook verwerken om te voldoen aan wettelijke eisen, bijvoorbeeld ten aanzien van boekhouding en financiële verslaglegging. Bij aankopen wordt het IP-adres geregistreerd voor dat doeleinde en als hulpmiddel voor het voorkomen van fraude.

2.2.2
De wettelijke grondslag voor de verwerking betreft art. 6, lid 1, sub b, c en f van de algemene verordening gegevensbescherming van de EU.

2.3
Als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, verzamelen wij gegevens over uw e-mailadres.

2.3.1
Het doeleinde richt zich op het belang dat wij hebben bij de mogelijkheid om nieuwsbrieven naar u te kunnen sturen.

2.3.2
De wettelijke grondslag voor de verwerking betreft art. 6, lid 1, sub f van de algemene verordening gegevensbescherming van de EU.

3. GEEFT SCHULZ BENELUX BVBA UW GEGEVENS DOOR AAN ANDERE PARTIJEN?

Schulz Benelux bvba geeft uw gegevens niet door aan andere partijen voor commercieel gebruik (verkoop, uitleen en dergelijke). Wij geven uw gegevens door aan onze partners wanneer dat noodzakelijk is om u een optimale aankoop- en servicebeleving te bieden.

3.1
Schulz Benelux bvba geeft uw order en uw persoonsgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer) uit de webshop door aan het eigen boekhoudsysteem van SBNL in combinatie met de gegevens inzake het bedrijf dat u vertegenwoordigt als het bedrijf nog niet geregistreerd staat in ons systeem. Uw persoonsgegevens worden in verband met het verstrekte order gekoppeld aan het account van uw bedrijf bij ons.

3.2
Gegevens inzake uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en ordernummer en specifieke leveringswensen worden doorgegeven aan partners die zorgdragen voor de levering en montage van de gekochte goederen. De gegevens worden ook gebruikt voor het versturen van tracking information. Bij de aankoop van goederen die wij niet op voorraad hebben, kunnen de genoemde gegevens worden doorgegeven aan de producent of verkoper van de betreffende goederen, die dan de levering zal verzorgen. Let op: in relevante gevallen kunnen gegevens worden uitgewisseld tussen onze eigen bedrijven om de levering van de bestelde goederen te waarborgen.

3.3
Gegevens kunnen worden overgedragen aan externe partners die de gegevens namens ons verwerken. Wij maken gebruik van externe partners voor onder andere technische exploitatie en verbeteringen van de website, voor het versturen van nieuwsbrieven en voor uw beoordeling van ons bedrijf en onze producten. Deze bedrijven zijn gegevensverwerkers die gegevens verwerken waarvoor wij de verwerkingsverantwoordelijke zijn en zij doen dat op basis van onze richtlijnen. De gegevensverwerkers mogen de gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan het naleven van de met ons aangegane overeenkomst en voor hen geldt dezelfde geheimhoudingsverplichting met betrekking tot die gegevens. Wij zijn schriftelijke gege-vensverwerkingsovereenkomsten aangegaan met alle gegevensverwerkers die na-mens ons persoonsgegevens verwerken.

3.4
Drie van deze gegevensverwerkers, Google Analytics v/Google LLC., Facebook Inc. en MailChimp, zijn gevestigd in de VS. De passende waarborgen voor de overdracht van gegevens aan de VS zijn geregeld via de certificering van de gegevensverwerker middels het EU-U.S. Privacy Shield, een en ander conform art. 45 van de algemene verordening gegevensbescherming van de EU.

3.4.1 een kopie van de certificering van Google LLC is > hier te vinden

3.4.2 een kopie van de certificering van Facebook Inc. is > hier te vinden

3.4.3 een kopie van de certificering van MailChimp is > hier te vinden

Nieuwe informatie 16.07.2020
Op 16 juli 2020 heeft het Europese Hof van Justitie het EU-US Privacy Shield ongeldig verklaard. De door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s) blijven bedrijven een bruikbaar instrument bieden voor de overdracht van persoonsgebonden gegevens buiten de EU/het VK.

De hierboven genoemde partijen zijn zich bewust van, en verbinden zich contractueel tot het overdragen en verwerken van persoonsgebonden gegevens in overeenstemming met de Standard Contractual Clauses (SCC’s). De SCC’s worden momenteel herzien, en het Europese Comité voor gegevensbescherming (EDBP) publiceerde onlangs een aantal FAQs, wat bevestigt dat het EDBP de beslissing van het Europese Hof van Justitie aan het doorlichten is, en begeleiding zal bieden bij waaruit de aanvullende maatregelen in de toekomst zullen bestaan. De hierboven genoemde partijen volgen de situatie op en streven ernaar om de juiste aanpassingen te doen. Voorlopig voldoen ze allemaal nog aan de modaliteiten van het EU-US Privacy Shield.

4. WELKE RECHTEN HEBT U?

4.1
Om te zorgen voor openheid met betrekking tot de verwerking van uw gegevens moeten wij u als verwerkingsverantwoordelijke wijzen op uw rechten.

4.2 Recht van inzage

4.2.1
U hebt op elk gewenst moment het recht om bij ons gegevens op te vragen met betrekking tot de gegevens die wij over u geregistreerd hebben, wat het doeleinde van die registratie is, van welke categorieën persoonsgegevens en ontvangers van gegevens er sprake is alsmede gegevens betreffende de herkomst van de gegevens.

4.2.2
U hebt het recht op verstrekking van een kopie van de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Als u een kopie wilt van uw persoonsgegevens, kunt u die schriftelijk aanvragen via bci@bci.dk. Hierbij kan u worden verzocht om u te legitimeren.

4.3 Recht op correctie

4.3.1
U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens over u door ons te laten corrigeren. Indien u constateert dat er onjuistheden aanwezig zijn in de gegevens die wij over u geregistreerd hebben, verzoeken wij u dit schriftelijk aan ons door te geven, zodat de gegevens kunnen worden gecorrigeerd.

4.4 Recht op verwijdering

4.4.1
In bepaalde gevallen hebt u het recht om al uw persoonsgegevens dan wel delen daarvan door ons te laten verwijderen, bijvoorbeeld als u uw toestemming intrekt en als wij geen andere wettelijke grondslag hebben om door te gaan met de verwerking. Voor zover een verdere verwerking van uw gegevens noodzakelijk is, bijvoorbeeld om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen dan wel om een rechtsvordering te kunnen uitoefenen of onderbouwen, zijn wij er niet toe verplicht om uw persoonsgegevens te verwijderen.

Als bedrijf gaan wij met B2B-klanten langetermijnrelaties aan met een uitgebreide leveringsgarantie, onder andere voor onze modulaire producten. Om te kunnen voldoen aan deze garanties en om de vereiste service te kunnen verlenen, slaan wij order- en factuurgegevens alsmede relevante communicatie over de geleverde producten en inrichtingsoplossingen gedurende enkele jaren elektronisch en/of fysiek op. In verband hiermee wijzen wij u erop dat wij niet in staat zijn uw persoonsgegevens te scheiden van deze bestanden/dossiers. Onze elektronische alsmede fysieke archieven zijn beveiligd tegen misbruik en onze medewerkers zijn opgeleid voor het omgaan met en beveiligen van persoonsgegevens.

4.5 Recht op beperking van de verwerking tot opslag

4.5.1
In bepaalde gevallen hebt u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken tot uitsluitend opslag, bijvoorbeeld als u van mening bent dat de door ons over u verwerkte gegevens niet juist zijn. Zie punt 4.4.1 met betrekking tot het recht op verwijdering.

4.6 Recht op gegevensoverdraagbaarheid

4.6.1
In bepaalde gevallen hebt u het recht om persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en hebt u het recht om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

4.7 Recht van bezwaar

4.7.1
U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens.

4.7.2
Verder hebt u te allen tijde het recht om, om redenen verband houdende met uw persoonlijke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die plaatsvindt op basis van onze gerechtvaardigde belangen, een en ander conform punten 2.1 en 2.3.

4.8 Recht op intrekking van toestemming

4.8.1
U hebt te allen tijde het recht om een toestemming in te trekken die u aan ons hebt verleend voor een bepaalde verwerking van persoonsgegevens.

4.9 Recht om een klacht in te dienen

4.9.1.
U hebt te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens. Klachten kunnen onder andere per e-mail worden ingediend commission@privacycommission.be dan wel telefonisch via Tel. +32 (0)2 274 48 00, Fax. +32 (0)2 274 48 35.

5. VERWIJDERING VAN PERSOONSGEGEVENS

5.1
Gegevens die zijn verzameld in verband met aankopen die u hebt gedaan op de web-site, een en ander conform punt 2.2, zullen in principe worden verwijderd wanneer het webshop-profiel 3 jaar inactief is geweest. Dit wordt gedaan na afloop van het kalenderjaar waarin u uw aankoop op die website hebt gedaan. Hierbij gaat het om zowel uw persoonlijke profiel als uw orderhistorie. Gegevens kunnen echter voor langere tijd worden opgeslagen indien voor die langere opslag een legitieme noodzaak bestaat, bijvoorbeeld als het noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering dan wel als de opslag noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke eisen. Uw orderhistorie en persoonlijke gegevens die in de zin van punt 3.1 zijn overgebracht naar het boekhoudsysteem van SBNL zullen conform punt 4.4.1 aanwezig blijven in de archieven van SBNL.

5.2
Gegevens die zijn verzameld in verband met uw aanmelding voor onze nieuwsbrief worden verwijderd wanneer uw toestemming voor de nieuwsbrief wordt ingetrokken, tenzij wij een andere basis hebben voor de verwerking van de gegevens.

6. VEILIGHEID

6.1
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om te voorkomen dat persoonsgegevens onopzettelijk dan wel onrechtmatig worden vernietigd, verloren gaan, worden gewijzigd of aangetast of dat zij in handen komen van onbevoegden dan wel worden misbruikt.

6.2
Alleen medewerkers die voor de uitvoering van hun werkzaamheden uw persoonsgegevens echt nodig hebben, krijgen toegang tot die gegevens.

7. CONTACTGEGEVENS

7.1
Schulz Benelux bvba is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de website worden verkregen.

7.2
Als u vragen of opmerkingen hebt met betrekking tot dit beleid inzake persoonsgegevens of als u gebruik wilt maken van een of meer van uw rechten zoals beschreven in punt 4, kunt u contact opnemen met:

SBNL - Schulz Benelux bvba
Appelweg 94 C
BE-3221 Holsbeek
Tel.: +32 16 623 340
E-mail: info@sbnl.be

8. WIJZIGINGEN IN HET BELEID INZAKE PERSOONSGEGEVENS

8.1
Het beleid inzake persoonsgegevens wordt doorlopend gewijzigd. De versie en wijzigingsdatum staan in 9.1.

9. VERSIES

9.1
Dit is versie 1 van het beleid inzake persoonsgegevens Schulz Benelux bvba, gedateerd 25-02-2021.

CONTACTGEGEVENS

Als u vragen heeft met betrekking tot ons beleid inzake persoonsgegevens, kan u ons steeds contacteren:

Maandag t.e.m. donderdag van 8.30u tot 17.00u
Vrijdag van 8.30u tot 15.00u

Tel. 016 623 340
E-mail: info@sbnl.be